Robby J Prihana saat foto bersama dengan Pj Sekda dan Kabag Humas Protokol di Pemkot Bitung
Bitung, Sulutreview.com. Untuk yang pertama kalinya Kota Bitung menyelenggarakan Bimtek (Bimbingan Teknis) Keprotokolan bagi seluruh ASN dan Warga di Kota Bitung Sulawesi Utara pada Senin 11 Juli 2022.
Tak tanggung-tanggung, pembicara dalam Bimtek ini, adalah merupakan sosok yang sudah banyak makan asam garam dalam dunia Keprotokolan di Indonesia, amat terlebih pembicara ini, pernah bertugas lama yaitu sekira 24 tahun di Istana Kepresidenan Republik Indonesia.
Lantas? siapa sih sosok pembicara pada Bimtek Keprotokolan yang dilaksanakan di Kota Bitung tepatnya di (BPU) Balai Pertemuan Umum DR S.H Sarundajang Kantor Walikota Bitung ini?
Dia adalah Robby J Prihana jebolan Universitas Negeri Jakarta yang bekerja sebagai Protokoler Vice President Republik Indonesia di Sekretariat Presiden yang merupakan mantan Protokoler Wakil Presiden RI Jusuf Kalla yang saat ini, telah menjadi pembicara diberbagai daerah di Indonesia, terkait etika dan kesopanan kita dalam menjadi seorang Protokoler yang profesional berintegritas dan berwibawa.
Sekilas dari beberapa sumber media di Indonesia, terkait rekam jejak Robby J Prihana dalam berbagai kesempatan dalam melakukan Bimtek dan sosialisasi di Indonesia, Ia selalu mengajarkan bahwa bagaimana menjadi seorang Protokoler yang profesional.
Dilansir dari PRINDONESIA.CO Robby J Prihana menegaskan bahwa sebagai Protokol, selain harus melakukan tata cara kegiatan keprotokolan sesuai undang-undang, juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang efektif.
Hal ini pernah disampaikan Robby J Prihana di hadapan peserta workshop jelang PR INDONESIA Awards (PRIA) 2019 di Bandung, Selasa (27/03/2019).
Menurut Robby, protokol wajib memiliki kemampuan komunikasi yang efektif. “Layaknya wartawan, protokol juga harus mampu menguasai 5W+1H,” katanya.
Jika pesan yang disampaikan tidak efektif, pimpinan akan kesulitan memahami dan rawan menimbulkan miskomunikasi, bahkan memperbesar potensi kesalahan dalam melakukan prosedur protokol.
Kemampuan komunikasi secara efektif mulai dari menyesuaikan intonasi dengan lawan bicara, mampu menentukan pemilihan kata dan memahami kepribadian lawan bicara. Langkah seperti ini dapat menciptaan kondisi yang nyaman, komunikasi berlangsung dua arah dan efektif sehingga koordinasi pun dipastikan dapat berjalan dengan baik.
Yang tak kalah penting, tentulah setiap aktivitas keprotokolan harus sesuai dengan UU No 9 Tahun 2010. Di dalam undang-undang tersebut tertulis mulai dari cara protokol mengatur acara kenegaraan yang melibatkan pejabat negara mulai dari duduk, berdiri, hingga foto bersama. “Memang tidak ada sanksi jika protokol melakukan kesalahan. Tapi bisa dibayangkan jika satu kesalahan bisa mengganggu jalannya suatu acara,” ujarnya.
Meski begitu, ia mengimbau agar protokol jangan terlalu kaku dan gugup, saat mengatur acara yang melibatkan pejabat.
“Tetap jalankan sesuai aturan dan percaya diri,” imbaunya. Sementara kepada pejabat dan pimpinan yang bersangkutan, layanilah mereka dengan hati dan mengedepankan prinsip loyalitas.
“Pejabat dan pimpinan perusahaanlah yang sebenarnya harus mengikuti aturan protokol. Sebab protokol yang dalam menjalankan tugasnya berdasarkan undang-undang. Tapi, layani juga dengan hati dan loyal karena penting bagi protokol mendapatkan trust dari mereka,” pungkasnya.
Seorang protokoler yang profesional harus mampu mengelola dan mengatur tempat, tata penghormatan, tata upacara, dan memiliki kepribadian yang menarik serta meyakinkan dalam berbagai acara. (sumber brita PRINDONESIA.CO)
Di sumber lainya melalui Majalah CSR.id. Robby mengatakan bahwa Keprotokolan ini sangat penting dalam dunia Pemerintahan. Apalagi kalau melibatkan pejabat pemerintah dan mengundang Negara lain. Ada undang-undang yang mengatur itu.
“Selama ini memang identik dengan pemerintahan, padahal sangat mungkin diimplementasikan ke perusahaan. Banyak perusahaan yang kadang bingung dengan urutan dalam acara,” ungkap Robby
Robby mengatakan saat ini sebagian besar BUMN sudah menggunakan aturan keprotokolan. Sedangkan perusahaan swasta banyak pula yang sudah memulai. Tak lain demi efektivitas keberlangsungan sebuah acara. Robby mencontohkan pada sebuah peresmian pembukaan sebuah acara, panitia tidak tepat memposisikan gong yang sedianya digunakan untuk penanda pembukaan. Ketidaktepatan penempatan saja akan mengganggu jalannya acara.
“Bayangkan kalau kesalahan ini menyangkut orang penting. Bisa tersinggung. Pernah ada kejadian seorang tokoh meninggalkan acara karena merasa tak dihargai,“ tutur Robby.
Robby memberikan aneka contoh formasi tempat duduk, posisi bendera jika melibatkan negara lain, letak yang tepat bagi tamu dan tuan rumah, dan hal detil lainnya. Aktivitas keprotokolan ini diatur oleh UU No 9 Tahun 2010.
Aturan ini mengacu pada dunia internasional dengan beberapa penyesuaian. Dalam undang-undang tersebut tertulis perihal keprotokolan dalam acara kenegaraan yang melibatkan pejabat negara mulai dari duduk, berdiri, hingga foto bersama. Tak ada sanksi jika terjadi kesalahan. Namun jika melibatkan pihak lain, terlebih negara lain, tentu saja akan berpengaruh pada kredibilitas dan berpotensi menggagalkan rencana kerjasama.
Hal yang sangat krusial dalam menjadi seorang Protoler yang profesional, adalah bagaimana menjaga tentang Etika. Sebab sebagaimana dilansir HUMASINDONESIA.ID. Saat Robby mengisi materi Kelas Keprotokolan: “Effective PR Event Management” berlangsung di Semarang, Kamis (08/11/2018)
Menurut Robby, ada empat kriteria khusus untuk menjadi seorang protokoler yang beretika dan dihargai oleh orang lain.
- Pertama, rasa percaya diri yang tinggi. Karena saat bertugas, protokol tidak hanya berhadapan dengan diri sendiri, melainkan dengan banyak orang, bahkan pimpinan. “Protokol yang mendampingi pimpinan, jangan sampai gelagapan ketika ditanya pimpinan,” ujarnya.
- Kedua, mampu mengendalikan emosi. Sebab, emosi erat kaitannya dengan perasaan. Artinya, tingkat kesabaran protokoler dalam menghadapi pimpinan pun tak kalah penting. Contoh, ketika ada seorang pejabat yang memiliki suatu permintaan namun tak dapat dipenuhi. Robby memberi saran kepada peserta workshop untuk menolaknya secara halus, tidak terkesan frontal. “Kita harus tetap aware. Minimal pimpinan sudah melihat usaha kita untuk membantu, bukan untuk melawan, apalagi menjadi penghambat,” jelasnya.
- Ketiga, peka terhadap bahasa tubuh. Karena, selain dapat menjadi aspek penilaian orang lain terhadap diri kita, bahasa tubuh yang baik dapat meyakinkan orang bahwa kita mudah untuk diajak berkoordinasi.
Terakhir, dan tak kalah penting, meninggalkan kesan pertama yang baik. “Kita bisa memanfaatkan first impression yang baik agar pimpinan kita mendapatkan tempat yang sesuai,” katanya.
Adapun prinsip dasar protokoler yang harus ditaati adalah selalu menjaga keramahan dan kesopanan, mampu memanfaatkan kesempatan untuk bersalaman, memperhatikan tata cara berjabat tangan, serta cara mengantar tamu yang baik.
Tentu dengan melihat rekam jejak Robby J Prihana ini, pihak Pemkot Bitung yang dipimpin oleh Wali Kota Ir Maurits Mantiri MM dan Wakil Wali Kota Hengky Honandar SE yang dimotori oleh Kabag Humas dan Protokol Albert Sergius Palenkahu SE, sangatlah tepat, mengundang pembicara Robby J Prihana, untuk memberikan wejangan kepada jajaran ASN dan warga Bitung terkait Keprotokolan yang mengupas tuntas teknis kinerja untuk bisa menjadi seorang Protokol yang profesional.
Diketahui pada Bimtek Keprotokolan ini, dibuka oleh Pj. Sekretaris Daerah Ir. Ignatius. Rudy Theno ST. MT didampingi Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kota Bitung, Albert Sergius, SE dengan Tema Menjadi Petugas Protokol yang Profesional yang bertempat di Ruang Rapat SH. Sarundajang.Senin (11/07/2022).
Dalam sambutan Pj Sekda mewakili Wali Kota, Ia menyampaikan bahwa Pemerintah Bitung menyambut baik pelaksanaan kegiatan ini, dan memberikan apresiasi kepada kepala bagian protokol dan komunikasi pimpinan setda kota bitung serta jajaran yang telah menginisiasi agenda yang strategis ini.
“Kami berharap semoga kegiatan ini dapat meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap dalam menjadi seorang petugas protokol dan mampu membawakan acara secara profesional dilandasi kepribadian dan etika yang baik, sehingga terwujud SDM yang kompeten dalam melaksanakan tugas khusus yang berkaitan dengan keprotokolan sesuai dengan Undang-Undang No.9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.
Hadir dalam kegiatan Pembicara dari Sekretariat Wakil Presiden, Bpk. Robby J Prihana, S.Sos M.M serta seluruh peserta bimtek keprotokolan.(zet)
